[Géolocalisation] Les obligations légales des employeurs

UN OUTIL DE PRODUCTIVITE A L'USAGE ENCADRE

La géolocalisation est un outil puissant qui permet d’améliorer l’efficacité et la productivité des entreprises. Elle les aide à mieux repartir les tâches, à améliorer leur service client, à réaliser plus d’intervention par jour, à prévenir des litiges clients, à consommer moins de carburant…

Et elle équipe chaque année d’avantages de chantier, flotte, et équipement pour la réalisation de projets.

Traceurs GPS et la Loi

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Comment déployer une solution de géolocalisation ?

1. Définir les finalités de son système de géolocalisation

2. Consulter les représentants du personnel

3. Déclarer son système à la CNIL

4. Informer tout les salariés

5. Organiser la collecte et le traitement des données

6. S’appuyer sur les garanties du cadre légal

1. Définir les finalités de son système de géolocalisation

Le système de géolocalisation doit poursuivre une ou des finalités légitimes et proportionnées, c’est-à-dire servir  les activités de l’entreprise, tout en respectant les libertés individuelles des salariés et les droits tirés du Code du Travail.

Les finalités justifiant de la mise en œuvre d’un système de géolocalisation peuvent ainsi être de différentes natures : Sécurité des biens et du personnel, meilleure organisation du travail et réduction du stress, etc..

Certaines finalités sont jugées problématiques et sont donc interdites, comme par exemple : Vérifier si les salariés respectent les limitations de vitesse, ou contrôler les représentants du personnel pendant leurs heures de délégation.

2. Consulter les représentants du personnel

Si l’entreprise dispose d’instances représentatives du personnel elle a obligation de les informer et de les consulter avant de décider la mise en place d’un système de géolocalisation.

La consultation peut concerner l’une ou plusieurs de ces instances du système de géolocalisation : Le comité d’entreprise (CE), les délégués du personnel (DP) et ou le comité d’hygiène de sécurité et des conditions de travail (CHSCT)

3. Déclarer votre système de Géolocalisation à la CNIL

Les deux régimes de déclaration possible : 

 

  • La déclaration simplifiée, si le traitement des données répond à une ou plusieurs des 5 finalités prévues par la CNIL;
  • La déclaration normale, si un type de traitement au moins ne répond à aucune des finalités prévues dans la déclaration simplifiée.

La direction doit prendre la parole

Une direction qui prend la parole occupe le terrain et diffuse son propre message.

Celle-ci doit à la fois répondre aux inquiétudes et vendre les atouts de la géolocalisation. Ainsi, elle réduit l’influence des opposants et donne aux indécis des raisons de se rallier au projet.

4. CE & CHSCT : fournissez un maximum d'information

Un avis consultatif, pas un accord.

La loi vous oblige à solliciter l’avis du CE et du CHSCT (Comité d’Hygiène de Sécurité et des Conditions de Travail), mais pas d’obtenir leur accord: un avis négatif ne vous empêche pas d’équiper vos flottes.

Pour autant, vous n’avez pas intérêt de bruler les étapes. Jouez à 100% le jeu de l’information et du dialogue.

Rencontrez les secrétaires du CE & CHSCT

La loi impose un délai d’examen minimum de 15 jours. Si vous avez de bonnes relations avec les secrétaires du CE et du CHSCT, profitez de cet intervalle pour les rencontrer individuellement en bilatéral les écouter, approfondir vos explications et « sentir » le terrain. Vos interlocuteurs apprécieront d’être mis dans la boucle.

5. Information des salariés : l'oral avant l'écrit

Des réunions d’information par petits groupes

La loi impose aux employeurs d’informer leurs salariés par écrit, avec au minimum un courrier remis en mains propres et une note d’information au tableau d’affichage.

Demandez aux membres du projet de groupe d’organiser par petits groupes des réunions d’information et d’échange de 20 à 30 minutes. A nouveau, équilibrez leur contenu entre atouts de la géolocalisation et prise en compte des attentes et des inquiétudes : invitez les salariés à réagir et à s’exprimer. Ces réunions permettent, de montrer aux salariés une volonté de transparence mais aussi notamment d’avoir le même discours pour tout le monde.

6. S'appuyer sur les garanties du cadre légal

Même si la légalité d’un projet de géolocalisation ne suffit pas à convaincre les salariés, il faut savoir l’utiliser au cas par cas pour fournir certains éléments de réponse. Les salariés ne sont pas démunis, loin de faut. La loi les protège et leur fournit des moyens d’agir en cas de dérive sur :

  • Le détournement de finalités;
  • Le stockage de données personnelles sans limitation de durée;
  • La divulgation non maîtrisée de données personnelles;
  • L’accès aux données personnelles.

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