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Modèle d’avenant au contrat de travail pour géolocalisation GPS

Modèles d'avenant GPS pour contrat
Modèle d'avenant au contrat de travail pour géolocalisation [Téléchargeable] | TRAKmy

Ce que vous trouverez ici

Avant de déployer un traceur GPS sur vos véhicules professionnels, chaque salarié concerné doit être informé par écrit — c'est une obligation légale (Code du travail + RGPD). Cette page propose trois modèles prêts à personnaliser : avenant au contrat de travail, note de service collective, et mention pour règlement intérieur. Chaque modèle est annoté pour expliquer pourquoi chaque clause est nécessaire.

La tentation est forte de régler la question en une réunion d'équipe ou en envoyant un email groupé. Mais la CNIL et les juridictions prud'homales sont claires : l'information doit être individuelle, écrite, et préalable au déploiement. Un email non retourné, un affichage dans la salle de pause, ou une mention orale lors d'une réunion ne suffisent pas.

Pourquoi l'information écrite est-elle obligatoire ?

La géolocalisation des véhicules professionnels traite des données personnelles (les déplacements d'une personne identifiable). À ce titre, elle est soumise au RGPD et aux recommandations de la CNIL. L'information préalable des salariés découle de deux textes cumulatifs :

  • Article L.1121-1 du Code du travail : aucune restriction aux droits des salariés ne peut être apportée sans être justifiée et proportionnée — et sans information préalable
  • Article 13 du RGPD : toute personne dont les données sont collectées doit recevoir une information claire sur les finalités, la base légale, les durées de conservation et ses droits

⚠️ Sans information écrite, vos données GPS sont inutilisables : en cas de litige prud'homal, des données GPS collectées sans information préalable écrite du salarié sont déclarées irrecevables. Un licenciement fondé sur ces données peut être requalifié en licenciement sans cause réelle et sérieuse.

Quel document utiliser selon votre situation ?

📄
Avenant au contrat
Document individuel, signé par le salarié. Preuve la plus robuste en cas de litige.
→ Recommandé pour les véhicules de fonction
📢
Note de service
Document collectif, remis individuellement à chaque salarié concerné et daté. Plus rapide à déployer.
→ Adapté aux flottes importantes
📋
Règlement intérieur
Intégré dans le règlement intérieur de l'entreprise. Complète les deux autres sans les remplacer.
→ Complément, pas substitut

📌 L'idéal : combiner les trois. La note de service ou l'avenant informent chaque salarié individuellement. Le règlement intérieur formalise les règles d'usage pour tous les nouveaux entrants. Les deux approches se complètent.

Modèle 1 — Avenant au contrat de travail pour géolocalisation

Ce modèle est à personnaliser avec les informations de votre entreprise (champs en orange). Il doit être signé en deux exemplaires originaux — un pour l'employeur, un pour le salarié.

AVENANT AU CONTRAT DE TRAVAIL
Dispositif de géolocalisation des véhicules professionnels
Entre les soussignés

La société [Raison sociale], [forme juridique], immatriculée sous le numéro SIREN [SIREN], dont le siège social est situé [adresse], représentée par [Nom Prénom, Qualité], ci-après dénommée « l'Employeur »,

Et Monsieur / Madame [Nom Prénom], [intitulé du poste], demeurant [adresse], ci-après dénommé(e) « le Salarié ».

Article 1 — Objet

Le présent avenant a pour objet d'informer le Salarié de la mise en place d'un dispositif de géolocalisation sur le véhicule professionnel mis à sa disposition dans le cadre de l'exécution de son contrat de travail.

Article 2 — Description du dispositif

Un traceur GPS de type [marque/modèle ou "TRAKmy"] est installé sur le véhicule immatriculé [immatriculation] mis à la disposition du Salarié. Ce dispositif collecte la position géographique du véhicule [fréquence : ex. "toutes les heures en mouvement"].

Article 3 — Finalités du traitement

Les données de géolocalisation collectées sont utilisées exclusivement aux fins suivantes :

☐ Protection du véhicule contre le vol et récupération en cas de disparition
☐ Optimisation des tournées et allocation des ressources
☐ Justification des prestations réalisées et facturation client
☐ Suivi du temps de travail (uniquement si aucun autre moyen disponible)
☐ [Autre finalité à préciser]

Ces données ne seront utilisées à aucune autre fin que celles mentionnées ci-dessus. En particulier, elles ne seront pas utilisées pour contrôler le respect des limitations de vitesse ni pour surveiller les déplacements du Salarié en dehors de ses heures de travail.

Article 4 — Désactivation hors temps de travail

Dans le cas où le véhicule est utilisé à titre personnel en dehors des horaires de travail, le Salarié peut désactiver la collecte de données de géolocalisation via [modalité : ex. "le bouton 'vie privée' de l'application TRAKmy" / "en informant le responsable de flotte"]. Cette désactivation est un droit — elle ne peut faire l'objet d'aucune sanction.

Article 5 — Durée de conservation des données

Les données de géolocalisation sont conservées pendant une durée maximale de [2 mois / 1 an / 5 ans selon la finalité principale] à compter de leur collecte, conformément aux recommandations de la CNIL. Passé ce délai, les données sont supprimées automatiquement.

Article 6 — Destinataires des données

Les données de géolocalisation sont accessibles aux seules personnes suivantes au sein de l'entreprise : [ex. "le responsable de flotte, le service RH"]. Elles sont hébergées par la société TRAKmy (sous-traitant RGPD), dont les serveurs sont situés en France.

Article 7 — Droits du Salarié

Conformément au RGPD, le Salarié dispose des droits suivants sur les données le concernant : droit d'accès, droit de rectification, droit d'opposition pour motif légitime, droit à l'effacement à l'issue du contrat de travail. Pour exercer ces droits, le Salarié peut contacter : [email du responsable RH ou DPO]. En cas de désaccord, le Salarié peut saisir la CNIL (cnil.fr).

Article 8 — Entrée en vigueur

Le présent avenant entre en vigueur à compter du [date]. Il est conclu pour la durée du contrat de travail et peut être modifié par avenant ultérieur avec accord des deux parties.

Pour l'Employeur
Fait à [ville], le [date]

Signature et mention manuscrite
« Lu et approuvé »
Pour le Salarié
Fait à [ville], le [date]

Signature et mention manuscrite
« Lu et approuvé »
💡Article 3 — Finalités : ne cochez que les finalités réellement mises en œuvre. Déclarer une finalité (ex. : suivi du temps de travail) sans l'appliquer est une fausse déclaration. Inversement, utiliser les données pour une finalité non déclarée est un détournement sanctionnable.
💡Article 4 — Désactivation : la mention de cette possibilité est obligatoire pour les véhicules de fonction (CNIL). Pour les véhicules de service (utilisés uniquement pour le travail, sans usage personnel), cette clause peut être omise.
💡Article 5 — Durée : adaptez selon la finalité principale. 2 mois pour l'antivol courant, 1 an si vous prouvez des interventions à des clients, 5 ans pour le suivi du temps de travail (et uniquement si aucun autre moyen n'est possible).

Modèle 2 — Note de service pour information collective

La note de service est adaptée aux déploiements sur de grandes flottes. Elle doit être remise individuellement à chaque salarié concerné, avec un système d'accusé de réception (signature, email avec retour de lecture, ou formulaire).

NOTE DE SERVICE N° [numéro]
Objet : Mise en place d'un dispositif de géolocalisation des véhicules professionnels
À l'attention de

Tous les salariés titulaires d'un véhicule professionnel de la société [Raison sociale].

Information préalable

Conformément aux articles L.1121-1 du Code du travail et 13 du RGPD, nous vous informons de la mise en place d'un système de géolocalisation GPS sur les véhicules professionnels de la société à compter du [date].

Ce dispositif a fait l'objet d'une consultation du Comité Social et Économique en date du [date de la réunion CSE].

Finalités

[Lister les mêmes finalités que dans l'avenant — ex. : protection contre le vol, optimisation des tournées, justification des prestations]

Ce qui est interdit

Ce dispositif ne sera pas utilisé pour contrôler le respect des limitations de vitesse, surveiller les pauses ou les déplacements effectués en dehors de vos heures de travail.

Durée de conservation et droits

Les données sont conservées [durée]. Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification et d'opposition. Contact : [email RH/DPO].

Désactivation possible

Si votre véhicule est utilisé à titre personnel en dehors de vos horaires de travail, vous pouvez désactiver la géolocalisation via [modalité].

Fait à [ville], le [date]
[Nom, Prénom, Qualité]
Signature employeur
Accusé de réception salarié
Je soussigné(e) [Nom Prénom] confirme avoir reçu et lu la présente note de service le [date].
Signature :

Modèle 3 — Mention pour règlement intérieur

À insérer dans la section "Outils et équipements professionnels" ou "Protection des données" de votre règlement intérieur :

Article X — Dispositif de géolocalisation des véhicules professionnels

Les véhicules mis à la disposition des salariés dans le cadre de leur activité professionnelle sont équipés d'un système de géolocalisation GPS. Ce dispositif a pour finalités : [lister les finalités].

Les données collectées sont conservées pendant [durée] et accessibles uniquement aux personnes habilitées à cet effet. Elles ne sont pas utilisées pour contrôler la vitesse, surveiller les pauses ou les déplacements en dehors des heures de travail.

Les salariés disposent d'un droit d'accès, de rectification et d'opposition sur leurs données, exerceable auprès de [contact]. Pour les véhicules à usage mixte, la désactivation hors temps de travail est possible via [modalité].

✅ Rappel : le règlement intérieur ne remplace pas l'information individuelle. Il la complète pour les nouveaux entrants. Tout salarié existant au moment du déploiement doit recevoir l'avenant ou la note de service individuellement.

Un email suffit-il pour informer les salariés de la géolocalisation ?
Un email peut suffire à condition qu'il soit conservé, daté, et que vous puissiez prouver sa réception (accusé de lecture ou réponse du salarié). En pratique, un avenant signé ou une note de service cosignée offre une preuve plus robuste en cas de contentieux. L'information orale seule (réunion d'équipe) est insuffisante selon la CNIL.
Faut-il refaire l'avenant si on change de traceur GPS ?
Si le changement de traceur modifie les finalités, la fréquence de collecte ou les destinataires des données, un avenant complémentaire ou une nouvelle note de service est recommandée. Si seul le modèle de boîtier change sans modification des conditions du traitement, une communication informelle peut suffire — mais consignez-la dans votre registre de traitement.
Le salarié peut-il refuser de signer l'avenant ?
Si le déploiement est légal (finalités légitimes, proportionnées, consultation CSE effectuée), le salarié ne peut pas s'opposer à la géolocalisation de son véhicule professionnel pendant ses heures de travail. Son refus de signer l'avenant ne l'empêche pas d'être géolocalisé — mais votre preuve d'information est moins solide. Notez la date de remise et tout refus de signature dans votre dossier salarié.

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